Zarządzanie drukiem
Znaczącym sposobem na obniżenie kosztów oraz ułatwienie pracy administracyjnej jest optymalizacja środowiska druku i obiegu dokumentów, dzięki wdrożeniu systemów zarządzania drukiem oraz obiegiem dokumentów.
Wdrożenie systemu zarządzania drukiem przynosi następujące korzyści:
- optymalizacja środowiska druku
- wiedza, ile czasu i pieniędzy wydaje się na zakup i utrzymanie urządzeń drukujących
- raport o ilości wydruków i kopii, który pomoże podejmować lepsze decyzje o przydatności lub zakupie urządzeń
- łatwość zaplanowania budżetu na wydruki
- możliwość przydzielenia limitów na wydruki dla pracowników firmy
- bezpieczeństwo dokumentów w drodze na drukarkę oraz w momencie wydruku
- możliwość wydrukowania dokumentu na dowolnym urządzeniu w momencie poruszania się pracownika po firmie
- pełna kontrola nad kosztami drukowania
- posiadanie szczegółowej informacji o działaniach związanych z drukiem
- wiedza dotycząca najdrobniejszych detali każdego drukowanego dokumentu
- przyłączenie każdego urządzenia do systemu za pomocą unikalnego terminala
- bezpieczeństwo i poufność informacji
System zarządzania drukiem powinien posiadać:
- uniwersalny sterownik drukowania dla wszystkich urządzeń
- szyfrowanie danych we wszystkich procesach
- wielojęzyczność panelu użytkowania i administratora
- dostęp do aplikacji poprzez interfejs webowy
- moduł magazynowania i zarządzania materiałami eksploatacyjnymi
- pełną integrację systemu z urządzeniami najważniejszych producentów na świecie
- unikalny moduł optymalizacji środowiska drukowania
- przetwarzanie wydruków bazujące na formacie XPS
- archiwizację i podgląd drukowanych dokumentów
- modułową budowa systemu zapewniającą wysoką dostępność i skalowalność
- otwarty interfejs aplikacji umożliwiający łatwą rozbudowę i modyfikację systemu
Zarządzanie obiegiem dokumentów
Wyszukiwanie dokumentów w segregatorach jest czasochłonne i nieefektywne. Często dokumenty są gubione lub sposób ich odnalezienia zajmuje mnóstwo czasu. Rozumiejąc problemy naszych klientów proponujemy system skanowania dokumentów i pracę na dokumentach elektronicznych.
Niektóre korzyści z wdrożenia systemu zarządzania dokumentami:
- w szybki i łatwy sposób można dowiedzieć się, ile spraw aktualnie jest prowadzonych, kto zajmuje się daną sprawą, na jakim jest etapie i kiedy została zamknięta
- bezpośrednie skanowanie z urządzeń wielofunkcyjnych oraz skanerów
- wbudowany system rozpoznawania tekstu OCR
- bezpośrednie wrzucanie dokumentów z komputerów do wielu miejsc docelowych (np. folder, e-mail, baza danych, system dokumentowy)
- jednokrotne skanowanie dokumentów i dostarczanie w wiele miejsc docelowych (np. folder, e-mail, baza danych, system dokumentowy)
- centralne zarządzanie wszystkimi dokumentami
- zaawansowane skanowanie z obróbką jakości i poprawy obrazu
- odczytanie barkodów oraz pisma odręcznego
- wykonywanie stempli na dokumentach skanowanych
- konwertowanie skanowanych dokumentów do PDF, WORD, EXCEL
- skanowanie do obiegu dokumentów, wraz z procesem OCR, rozpoznawaniem form, a finalnie składowanie treści i danych w wielu miejscach docelowych za pośrednictwem jednego przycisku
- w połączeniu z systemem skanowania oraz urządzeniami wielofunkcyjnymi daje wysokiej klasy kompleksowe rozwiązanie dokumentowe